Paydaş Performans Alanı

Paydaş yönetimi performans alanı, paydaş olarak nitelendirilen ve projeden etkilenen veya projeyi herhangi bir şekilde etkileyen kişi ve şirketlerin kim olduklarını tanımlamanın yanı sıra, paydaş beklentilerini ve bunların projenin performansı üzerindeki etki düzeyini değerlendirmeye yönelik çalışmaların ele alındığı alandır. Bu performans alanının temeli ise, proje paydaşlarını, projenin faydasına olacak bir şekilde proje kararlarına ve sunumuna dahil etmek için uygun yönetim stratejileri geliştirmektir. 

Paydaş performans alanı içersinde, paydaşların tanımlanmasına, paydaş katılımının yönetimine ve paydaş katılımının izlenmesine yönelik çabalar da yer alır. Bir nevi aklınıza paydaş yönetimi bilgi alanı gelse çok da haksız sayılmazsınız.

Paydaşları olmayan bir proje düşünülemez. Paydaşlar terimi, projenin kilit oyuncuları veya projenin başarısını bir şekilde veya başka bir şekilde etkileyen kişiler olarak nitelendirilebilir. Hatta bazen paydaşlar proje sonucuna çok az ilgi duyan veya hiç ilgi göstermeyen, ancak kendi çıkarlarına büyük ilgi gösteren taraflar olabilir. Paydaşlar, bir projenin başarısını veya başarısızlığını şekillendiren kişilerdir. Etkin paydaş katılımı, herhangi bir proje için kilit bir başarı faktörüdür.

Bu performans alanının temel taşı proje başarısını paydaşların memnuniyeti ile ilişkilendirmektir. Çoğu durumda, şirket tüm paydaşlardan olumlu bir katkı beklemektedir. Katkının türü ise, katkıyı ölçmenin farklı yollarının olduğu için finansal olandan finansal olmayana değişebilir. 

Paydaş performans alanı özetle aşağıdaki faaliyetleri içerir:

  • Paydaş bilgi ihtiyaç ve menfaatlerinin değerlendirilmesi
  • Paydaşların ve ilgili rollerin belirlenmesi
  • Paydaş ilişkilerinin belirlenmesi
  • Paydaşlarla iletişimi yönetmek
  • Paydaş çıkarlarının ve faaliyetlerinin takibi.

Paydaş yönetimi ilk bakışta nispeten kolay görünse de, aslında proje boyunca yerine getirilmesi gereken en kritik görevlerden birisidr. Peki bu neden bu kadar zor? Çünkü çalışanlar her zaman işlerinin proje için yaptıklarının büyük resmini görmezler. Proje yöneticisi devreye girdiğinde işiniz burada devreye girer. İşiniz, tüm farklı kaynaklardan gerçekleri toplamak, bilgileri değerlendirmek, karşılaştırmak ve açıklamak ve daha sonra tüm bu bilgileri, proje içinde bu hedeflere ulaşmak için kendisine hedefler veya eylem planları belirlemek istediğiniz çalışanınıza sunmak için almaktır. Çoğu projede proje yöneticisinin paydaşlar üzerinde herhangi bir otoritesi veya bu konuda yetkisi yoktur. Bir proje yöneticisi, tanımlanan paydaşların doğrudan yöneticisi olmadığı için, kuruluşunun bünyesinde bile bulunmayan ve kendisine raporlama yapma sorumluluğu bulunmayan kişi ve kuruluşları yönetemez.

Proje yöneticisi paydaşları motive etmeli ve ihtiyaçlarının karşılanmasını sağlamalıdır. Proje yöneticisi bir şekilde paydaşın istek, beklenti ve taleplerinin proje hedefleri ve proje gereksinimleri ile uyumlu olduğundan emin olmak zorundadır. Buna ek olarak, proje yöneticisi bu paydaşların beklentilerini yönetmek zorundadır. Paydaş yönetiminin en önemli bileşenlerinden biri, hangi paydaşların hangi aktiviteye dahil olması gerektiğinin belirlenmesidir. Bir projenin ilgili paydaşlarını belirlemek ve bu paydaşlarla etkileşimde bulunmak bir proje yöneticisinin görevidir.