Proje Yönetim Planı Nedir? Nasıl Oluşturulur?

Proje Yönetim Planı Nedir?

Proje Yönetim Planı, bir projeyi nasıl yöneteceğinizi nasıl izleyeceğinizi ve nasıl kontrol edeceğinizi tanımlayan dökümandır.  Projenin her bir bileşenini kontrol edebilmek için ihtiyacınız olan bütün alt planları ve temel çizgileri içerir. Planlama süreç grubunun önemli çıktılarından biridir. Aynı zamanda yürütme, izleme ve kontrol ve kapatma süreç gruplarına girdi oluşturur.

Proje yönetim planı tek seferde oluşturulmaktan ziyade, geliştirilen, sürekli iyileştirilen, belirli aralıklarla kontrol edilen ve güncelleştirilen bir dökümandır. Sona ulaşıldığında ise diğer süreçlerde üretilen planlama çıktılarının birleştirilmesiyle oluşan tek bir dökümana sahip oluruz. 

Proje yönetim planı özet bilgiler içerebilir veya detaylı bir içeriğe sahip olabilir. Özet içeriğe sahip olması aşamalı olgunlaşacağına, proje boyunca varsayımlar netleştikçe geliştirileceğine dair bir ön göstergedir. Ancak her koşulda proje yönetimi planında onaylanmış temel çizgiler yer almalıdır. Proje yönetim planı her zaman onaylanması gereken bir dökümandır. Bu dökümanı onaylayacak kişiler ise, proje yöneticisi, proje sponsoru, fonksiyonel yönetici veya proje ekibi olabilir. Sanılanın aksine üst yönetim ve müşteri proje yönetim planını onaylayacak kişiler arasında değildir. 

Örnek Proje Yönetim Planı

Örnek bir proje yönetim planına ulaşabilmek için proje yönetim planı bileşenlerine dair örnekler bulunmalı ve proje yönetim planı içerisine nelerin dahil edileceğine kesin olarak karar vermelidir. Bir proje için geçerli bir plan örneği, bir başka proje için uygun bilgilere yer vermeyebilir. Proje yönetim planı oluşturma süreci de PMI'ın proje yönetimi metodolojisi gibi terzi işi olmalıdır.

Proje Yönetim Planı Kapsamında Neler Bulunur:

Proje Yönetimi Planı Nasıl Oluşturulur?

Proje yönetimi planı oluşturma çekirdek proje ekibinin proje yöneticisi, önemli paydaşlar ve gerektiğinde sponsor ile birlikte belli planlama adımlarının uygulanmasıyla, projenin ihtiyaçları doğrultusunda, terzi usulü hazırlanır. İyi bir proje yönetim planı hazırlamak için atmanız gereken bazı adımlar aşağıdaki gibidir.

İyi bir iş akışı oluşturun

Projenin özet, detaya inmeyen taslak bir planını hazırlayın. Kafanızdaki bu planı kağıda dökerek başlangıç süreçlerinden başlayarak kapanış süreçlerine kadar giden, bütün fazları içeren bir iş akışı çizin.

Gerçekçi olmaya çalışın

Proje yönetim planınızı iyi bildiğiniz hususlar üzerinden ve gerçekçi varsayımlar üzerinden detaylandırın. Bilmediğiniz şeyleri detaylandırma işini projenin akışına bırakın. Projenizin aşamalı olarak olgunlaşmasına izin verin.

Projenizi Yönetilebilir Parçalara Bölün

Proje kapsam yönetiminin bir parçası bu. Böl, parçala, yönet. Tarih boyunca işe yaradı, proje yönetiminde de işinize yarayacaktır. Bu noktada dikkat etmeniz husus WBS'yi doğru oluşturmak olmalı.

Bilinmeyeni Tahmin Etmek Yerine Bilene Danışın

Yanlış anlaşılmasın, bilinmeyeni tahmin etmek de proje yönetiminde kullanacağınız bir etkili bir araç olacak. Ancak, yapmanız gereken her zaman daha kesin tahmin yöntemlerine başvurmak, bir bilene sormak, varsa geçmiş uygulamalara dair veri toplamak olmalı.

Sürekli Olarak Nasıl? ve Neden? Sorularını Sorun

Proje planının da zaten var oluş sebebi bu değil mi? Süreçlerin nasıl yönetileceğini ve neden o şekilde yönetileceğini belirlemek. Bu soruları sorarak proje yönetim planınızı amacına uygun bir şekilde detaylandırabilirsiniz.

En İyi Senaryoyu Değil Olası Bütün Senaryoları Planlayın 

Projeler her zaman istediğiniz şekilde gitmeyebilir. Proje yönetim planını oluştururken bu riskleri göz önünde bulundurmalısınız. Risk yanıtlarınızı oluşturmalı, değişiklik yönetim planını detaylandırmalısınız.