Kaynak Yönetimi Nedir? Kaynak Yönetim Planı

Kaynak Yönetimi Nedir?

Proje kaynak yönetimi, temel olarak proje için hangi kaynakların gerekli olduğunun nasıl belirleneceğini, gerekli kaynakların nasıl elde edileceğini ve ardından proje boyunca kaynakların nasıl kontrol edileceğini ele alan çok yönlü bir proje yönetimi görevidir. 

Proje kaynak yönetimi, ekipman ve tesisler gibi fiziksel kaynakları ele aldığı gibi, aynı zamanda proje ekibinde yer alan insan kaynaklarını da ele alır.

Proje kaynaklarını yönetmek, projenin amacı için istenen sonuçları elde etmek için proje ekibini, müşterileri, proje ortaklarını, katkıda bulunanları ve diğer paydaşları adeta bir orkestra şefi gibi organize etmenizi gerektirir.

Proje yöneticileri bir projede her şeyi yapamaz ve işin aslına bakılırsa yapmamalıdır da. Projenin ahenk içinde ve akıcı bir şekilde bütün aşamaları tamamlayabilmesi için proje yöneticisinin proje ekibine çoğu noktada güvenmesi ve işleri ve aktivitelerin sorumluluğunu teslim etmesi gerekir.

Proje yöneticileri, proje ekibini proje işlerini tamamlamaları için motive etmenin yollarını bulmalıdır. Pek çok projede proje ekibinin başlangıçta heyecanlı, konsantre ve hedefe odaklıdırlar. Ancak, proje tamamlanma yolunda ilerlerken heyecan azalır, yer yer konsantrasyon kayıpları, sorumluluk bilincinde azalmalar ve hedeften sapmalar baş gösterir. Bu noktada proje yöneticisi, proje ekibini geliştirmek için koçluk ve mentorluk yapmalı ve proje çalışmasına olan heyecan, istek ve bağlılığın devam etmesini sağlamalıdır.

Proje kaynaklarının yönetimi bazen tamamen proje yöneticisinin elinde olmayabilir. Projeyi gerçekleştiren kuruluşun İK departmanı, proje ekibi atamalarının ve işe alımlarının çoğunluğu üzerinde proje yöneticisinden daha fazla kontrole sahip olabilir. Kuruluşun politikalarına uymak için proje yöneticisinin sorumluluklarını, yetkilerini ve hangi birimlere ve kişilere bağlı olduklarını bilmesi önemlidir.

Proje yöneticisi proje için ihtiyaç duyulan insan kaynaklarını verimli kullanmak ve bu kaynakları güvence altına almak için çalıştığı gibi, proje için ihtiyaç duyulan fiziksel kaynakları güvence altına almak için de çalışması gerekecektir. Fiziksel kaynaklar, projenin başarılı olması için ihtiyaç duyduğu şeylerdir. İhtiyaç listesi ekipman, malzeme, donanım, yazılım, tesisler, altyapı, satıcı tarafından sağlanan çözümler olarak sıralanabilir. Aslında bu kaynakları, projenin ihtiyaç duyduğu insan olmayan diğer her şey olarak özetleyebiliriz.

Kaynak Yönetim Planı Nedir?

Kaynak yönetimi planı, proje ekibi üyelerinin projeye nasıl dahil edileceğini ve projeden ne şartlarda ayrılabileceğini ayrıntılarıyla anlattığı gibi, proje için ekipman ve tesisler gibi fiziksel kaynakların nasıl elde edileceğini ele alır. Bu plan aynı zamanda proje kaynaklarına ne kadarlık bir süre için ihtiyaç duyulacağını da tanımlar. Proje yönetimi planının alt planlarından birisi olan kaynak yönetim planı, proje yöneticisinin yeni proje ekip üyelerini projeye kazandırmak ve projenin koşullarına bağlı olarak gerekli fiziksel kaynakları elde etmek için tamamlaması beklenen süreci gösteren bir belgedir. Kaynak yönetim planı aynı zamanda aktivite kaynaklarının nasıl tahmin edileceğine dair de rehberlik görevi görür. Proje ekip üyeleri kazandırılırken, Tuckman modeli ve Maslow hiyerarşisi gibi temel kuramlar göz önünde bulundurulmalıdır.

Kaynak yönetim planında;

  • Proje için insan kaynaklarını ve fiziksel kaynakları belirlenmesi
  • Proje için fiziksel kaynakların nasıl elde edileceğinin tanımlanması
  • Proje ekibi üyelerinin projede nasıl görevlendirileceğinin ve projeden hangi şartlarda ayrılacağının detaylandırılması
  • Çalışanların proje boyunca harcadığı zaman
  • Çalışanların nasıl kullanılacağı
  • Kaynakların ulaşılabilirlik takvimleri 
  • Proje ekibi için eğitim ihtiyaçlarını ve bu ihtiyaçlara dair planlar
  • Kaynakların kendi ihtiyaçları
  • Projenin ödül ve takdir sistemi

tanımlanmalıdır.

Kaynak Yönetiminin Planlanması Süreci

Sürecin Girdileri:

Araç ve Teknikler:

  • Hiyerarşik grafikler
  • Sorumluluk atama matrisi
  • Metin odaklı formatlar
  • Örgütsel teori
  • Toplantılar
  • Uzman görüşü