Proje Başlatma Belgesi (Project Charter) Nedir?

Proje başlatma belgesinin oluşturulma sürecinde proje yöneticisi, organizasyonel kaynakları proje yararına kullanma ve projeyi yönetme konusunda resmi olarak yetkilendirilir ve projenin başlatıldığı resmi olarak ilan edilir. 

Proje başlatma belgesinin oluşturulması sürecinin en önemli çıktısı tahmin edebileceğiniz üzere proje başlatma belgesi. Diğer bir çıktısı ise varsayım kaydı. Sürecin sonunda proje ve kuruluşunuzun stratejik hedefleri arasında doğrudan bir ilişki kurulur. Ayrıca projenin resmi bir kaydı elde edilerek projeye resmiyet kazandırılır. Sürecin sonunda oluşturulacak proje başlatma belgesi ile kuruluşunuzun projenin arkasında durduğu bir nevi ilan edilmiş olur.

Yer aldığı süreç grubu: Başlatma Süreç Grubu
Dahil olduğu bilgi alanı: Entegrasyon Yönetimi Bilgi Alanı

Bu Süreçte Üretilen Çıktılar:
Proje Başlatma Belgesi Girdileri:

Proje Başlatma Belgesi Nedir?

Proje başlatma belgesini aslında bir projenin doğumunu müjdeleyen döküman olarak da isimlendirmemiz mümkün. Proje başlatma belgesi oluşturulup proje sponsoru tarafından yayınlanmadıkça, resmi olarak bir projenin varlığından söz etmemiz mümkün değil. 

Proje başlatma belgesinin aklımızda yer etmesi gereken en önemli niteliği, proje yöneticisine projeyi yönetme, projenin gerçekleştirildiği kuruluşun imkan ve kaynaklarını projenin hayata geçirilmesi adına kullanma yetkisi sağlamasıdır. İkincil işlevi ise projeniz ve organizasyonunuzun stratejileri arasında bir arayüz işlevi görmesidir.

Bilhassa, proje takımının projenin yöneticisine doğrudan raporlamada bulunmadığı, fonksiyonel yöneticilerin mevcut olduğu organizasyon tiplerinde bu yetkilendirmenin önemi çok daha fazla olacaktır. Çünkü proje yöneticisi olarak yetkinizin ve otoritenizin tek dayanağı bu belge olacaktır diyebiliriz.

Bu belgeyi kullanarak, projede mevcut bulunan negatif veya pozitif tüm paydaşların projeye dair bilgilendirilmesini temin eder ve paydaşlarla iletişimi sağlama hususunda henüz projenin olgunlaşma evresinde süreci kontrol altında bulundurmuş ve projenin niteliklerinin, amaçlarının ve beklenen faydaların paydaşlarınız tarafından tam anlamıyla anlaşılmasını temin etmiş olursunuz.
 
Proje başlatma belgesi (Project Charter), istisnasız bir şekilde her zaman projenin sponsoru tarafından onaylanır ve yine proje sponsoru tarafından yayınlanır. Proje başlatma belgesinin yayınlanması aşamasında proje yöneticisinin herhangi bir yetkisi asla mevcut değildir. 

Buraya kadar proje başlatma belgesine dair bilgi aktardık, biraz da yorumlamak faydalı olacaktır. Peki bir şirketin üst düzey yöneticisinin, harcama yetkilisinin veya bir Kamu Kuruluşundaki üst düzey bir Daire Başkanı'nın veya bir Genel Müdür'ün projenin başlatılması için yapılması gereken zahmetli çalışmaları yaparak, proje başlatma belgesi hazır hale getirdiği ve proje yöneticisini sürece hiç karıştırmadığı gerçekçi bir ihtimal aklınıza gelebiliyor mu? Farklı bir söyleyişle erişilmesi bu denli zor olan yöneticiler, sizin için proje başlatma belgesi mi oluşturacak? Peki öyleyse proje başlatma belgesini kim hazırlayacak? Evet, proje yöneticisi olara siz çok yüksek bir olasılıkla proje sponsorunun adına, kendinizi projede yetkili kıldığınız bir belgenin içeriğini oluşturuyor olacaksınız. Proje sponsoru ise önüne gelen başlatma belgesini, iş gerekçesini, fayda yönetim planını da inceleyerek, bu yetkilendirmeyi onaylayacak ve sizi proje yöneticisi olarak atayacak. Belgeyi hazırlayan siz olacaksınız, ancak belgenin hazırlanmasına dair tüm sorumluluk proje sponsoruna ait olacak.

Proje başlatma belgesi, kısa ve anlaşılır olmalıdır. Belgeyi oluştururken olabildiğince detaya inmekten kaçınmak gerekir. Ancak gerektiği yerlerde de detay bilgiler verilerek kavramlar daha anlaşılır hale getirilebilir. 

Proje Başlatma Belgesinde Yer Alan Bilgiler

Proje başlatma belgesi, temel olarak projenin amacı, dayanağı, proje gereksinimleri, hedefleri, başarı kriterleri, temel kilometretaşları, projenin riskleri ve proje bütçesine yönelik özet bilgi içermelidir. Ancak aklınızdan çıkarmamanız gereken husus bütün bu bilgilerin özet bilgiler olduğu ve projenin planlaması, proje yönetim planının oluşturulması aşamasında detaylandırılacağıdır. PMP sınavında bazı sorularda proje başlatma belgesi çeldirici olarak yer alacaktır. Özet kelimesini veya bunu ima eden ifadeleri gördüğünüz anda aklınıza proje başlatma belgesi gelmelidir.

Projenizin niteliğine göre terzi usulü işlenmesi gereken dökümanlardan birisi olan proje başlatma belgesinde temel olarak yer alması gereken bilgileri biraz daha geliştirmek gerekirse, projenin anahtar paydaşları, proje onay gereksinimleri, onay kriterleri, ön onaylı finansal kaynaklar, ön atamalar, çıkış kriterleri, proje sponsorun adı, proje yöneticisinin yetki seviyeleri ve sorumlulukları, genel proje riski yukarıda verilen bilgilere eklenebilir.

Proje Beratı Nedir?

Proje başlatma belgesinin diğer adıdır diyebiliriz proje beratı için. Proje beratı ve proje başlatma belgesi arasında anlamsal olarak hiçbir fark yoktur. Proje yönetimi kavramının ülkemize askeri projelerle birlikte girmiş olması nedeniyle, eskiden proje başlatma belgesi askeri alanda sıkça kullanılan "berat" kelimesi ile kullanılmaktaydı. Sivil projelerin artışı ile birlikte, proje beratı kavramı sivil projelerde de kullanılmaya başlandı. Bildiğimiz haliyle proje başlatma belgesi ifadesi ise proje yönetimi metodolojilerinin daha sık uygulanmaya başlanmasıyla yaygınlaşmıştır. Yapacağınız araştırmalarda birçok yerde proje beratı ifadesine rastlamanız oldukça normal. Proje beratının ne olduğu ile ilgili kafanızının karışmasına gerek yok. Proje beratı da tıpkı diğer isimleri gibi, projenin başlatıldığı sponsor onayıyla yayınlanan bir belge.

PROJE BAŞLATMA BELGESİ ÖRNEĞİ

Aşağıda paylaştığımız örnekte proje başlatma belgesinde yer alması gereken temel içerikler bulunmakta olup projenizin ihtiyacına göre başlatma belgesi içerisinde farklı bilgilere de yer verebilirsiniz. Unutmayın proje yönetimi bir terzi işidir ve her projenin kendisine göre ihtiyaçları vardır. Önemli gördüğünüz bilgileri proje başlatma belgesine eklemek sizin elinizde.