pmp süreçler etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster
pmp süreçler etiketine sahip kayıtlar gösteriliyor. Tüm kayıtları göster

Proje Bütçesinin Belirlenmesi

Projenin maliyet tahminlerinin yapılmasının ardından bu tahminler, proje sponsoruna veya üst yönetime kontrol edilmesi, mevcut stratejilerle karşılaştırılması için sunulur ve bu süreç sonunda sponsor proje için bir bütçe ataması yapar. Bu noktadan bakıldığında bütçe dediğimiz şey aslında yönetim tarafından onaylanan bir maliyet tahminidir. Bütçenin onaylanmasının ardından ise proje bütçesi, projenin maliyetlerinin takip edilmesinde kullanılan bir araç görevi görür. Proje bütçesinin belirlenmesi süreci ise bu bütçenin oluşturulması aşamasında kullanılan yöntem, araç ve girdileri ele alır.

Çoğu zaman proje bütçesi ve maliyet temel çizgisi kavramlarının birbirleri ile karıştırıldığını görüyoruz. Oysa bu iki kavram kesinlikle aynı şey değildir. Bir proje için bütçe serbest bırakıldığında bu bütçenin tüm proje için geçerli olduğu ve istenildiği gibi aktiviteler arasında paylaştırılabileceği düşünülmemelidir. Bütçe ile serbest bırakılan fon iş paketlerine, aşamalara veya proje içerik başlıklarına göre dağıtılır.

Bütün iş paketlerine ayrılan bütçeler ayrı ayrı toplandığında projenin tamamlanması için yapılması gereken işlere ayrılan bütçeye ulaşırız. Bunun yanı sıra tanımlanmış olan risklere karşı ayrılan yedek bütçenin de eklenmesiyle maliyet temel çizgisine ulaşırız. Ancak, proje süresince önceden tanımlayamadığımız birçok risk ile karşı karşıya kalabileceğimiz de göz önünde bulundurularak yönetim yedekleri de oluşturulur. Bu yönetim yedekleri maliyet temel çizgisinin içerisinde yer almaz. Ancak toplam proje bütçesine dahildir. Yani bir başka söyleyişle, proje aktiviteleri için ayrılan fon, ihtiyat yedekleri ve yönetim yedeklerinin toplamı bize toplam proje bütçesini verir.

Maliyet Temel Çizgisi ve Proje Bütçesi hesaplamalarını aşağıdaki gibi gösterebiliriz.

Maliyet Temel Çizgisi= İş Paketlerinin Maliyeti + İhtiyat Yedeği

Proje Bütçesi = İş Paketlerinin Maliyeti + İhtiyat Yedeği + Yönetim Yedekleri

İhtiyat yedeği miktarı planlanan risk yanıtlarının maliyetine ve boyutuna göre tahmin edilebilirken, yönetim yedeği miktarı öngörülemeyen risklere yönelik olarak oluşturulduğundan tahmin edilmesi kolay değildir. Toplam proje bütçesinin %10'u civarında olması genel kabul gören bir uygulama olmakla birlikte bu konuda bir uygulama birliği olduğu da söylenemez.

Sürecin Çıktıları
Süreçte Kullanılan Girdiler
Süreçte Kullanılan Araç ve Teknikler



Kaynak Yönetimi Nedir? Kaynak Yönetim Planı

Kaynak Yönetimi Nedir?

Proje kaynak yönetimi, temel olarak proje için hangi kaynakların gerekli olduğunun nasıl belirleneceğini, gerekli kaynakların nasıl elde edileceğini ve ardından proje boyunca kaynakların nasıl kontrol edileceğini ele alan çok yönlü bir proje yönetimi görevidir. 

Proje kaynak yönetimi, ekipman ve tesisler gibi fiziksel kaynakları ele aldığı gibi, aynı zamanda proje ekibinde yer alan insan kaynaklarını da ele alır.

Proje kaynaklarını yönetmek, projenin amacı için istenen sonuçları elde etmek için proje ekibini, müşterileri, proje ortaklarını, katkıda bulunanları ve diğer paydaşları adeta bir orkestra şefi gibi organize etmenizi gerektirir.

Proje yöneticileri bir projede her şeyi yapamaz ve işin aslına bakılırsa yapmamalıdır da. Projenin ahenk içinde ve akıcı bir şekilde bütün aşamaları tamamlayabilmesi için proje yöneticisinin proje ekibine çoğu noktada güvenmesi ve işleri ve aktivitelerin sorumluluğunu teslim etmesi gerekir.



Proje yöneticileri, proje ekibini proje işlerini tamamlamaları için motive etmenin yollarını bulmalıdır. Pek çok projede proje ekibinin başlangıçta heyecanlı, konsantre ve hedefe odaklıdırlar. Ancak, proje tamamlanma yolunda ilerlerken heyecan azalır, yer yer konsantrasyon kayıpları, sorumluluk bilincinde azalmalar ve hedeften sapmalar baş gösterir. Bu noktada proje yöneticisi, proje ekibini geliştirmek için koçluk ve mentorluk yapmalı ve proje çalışmasına olan heyecan, istek ve bağlılığın devam etmesini sağlamalıdır.

Proje kaynaklarının yönetimi bazen tamamen proje yöneticisinin elinde olmayabilir. Projeyi gerçekleştiren kuruluşun İK departmanı, proje ekibi atamalarının ve işe alımlarının çoğunluğu üzerinde proje yöneticisinden daha fazla kontrole sahip olabilir. Kuruluşun politikalarına uymak için proje yöneticisinin sorumluluklarını, yetkilerini ve hangi birimlere ve kişilere bağlı olduklarını bilmesi önemlidir.

Proje yöneticisi proje için ihtiyaç duyulan insan kaynaklarını verimli kullanmak ve bu kaynakları güvence altına almak için çalıştığı gibi, proje için ihtiyaç duyulan fiziksel kaynakları güvence altına almak için de çalışması gerekecektir. Fiziksel kaynaklar, projenin başarılı olması için ihtiyaç duyduğu şeylerdir. İhtiyaç listesi ekipman, malzeme, donanım, yazılım, tesisler, altyapı, satıcı tarafından sağlanan çözümler olarak sıralanabilir. Aslında bu kaynakları, projenin ihtiyaç duyduğu insan olmayan diğer her şey olarak özetleyebiliriz.

Kaynak Yönetim Planı Nedir?

Kaynak yönetimi planı, proje ekibi üyelerinin projeye nasıl dahil edileceğini ve projeden ne şartlarda ayrılabileceğini ayrıntılarıyla anlattığı gibi, proje için ekipman ve tesisler gibi fiziksel kaynakların nasıl elde edileceğini ele alır. Bu plan aynı zamanda proje kaynaklarına ne kadarlık bir süre için ihtiyaç duyulacağını da tanımlar. Proje yönetimi planının alt planlarından birisi olan kaynak yönetim planı, proje yöneticisinin yeni proje ekip üyelerini projeye kazandırmak ve projenin koşullarına bağlı olarak gerekli fiziksel kaynakları elde etmek için tamamlaması beklenen süreci gösteren bir belgedir. Kaynak yönetim planı aynı zamanda aktivite kaynaklarının nasıl tahmin edileceğine dair de rehberlik görevi görür. Proje ekip üyeleri kazandırılırken, Tuckman modeli ve Maslow hiyerarşisi gibi temel kuramlar göz önünde bulundurulmalıdır.

Kaynak yönetim planında;

  • Proje için insan kaynaklarını ve fiziksel kaynakları belirlenmesi
  • Proje için fiziksel kaynakların nasıl elde edileceğinin tanımlanması
  • Proje ekibi üyelerinin projede nasıl görevlendirileceğinin ve projeden hangi şartlarda ayrılacağının detaylandırılması
  • Çalışanların proje boyunca harcadığı zaman
  • Çalışanların nasıl kullanılacağı
  • Kaynakların ulaşılabilirlik takvimleri 
  • Proje ekibi için eğitim ihtiyaçlarını ve bu ihtiyaçlara dair planlar
  • Kaynakların kendi ihtiyaçları
  • Projenin ödül ve takdir sistemi

tanımlanmalıdır.

Kaynak Yönetiminin Planlanması Süreci

Sürecin Girdileri:

Araç ve Teknikler:

  • Hiyerarşik grafikler
  • Sorumluluk atama matrisi
  • Metin odaklı formatlar
  • Örgütsel teori
  • Toplantılar
  • Uzman görüşü

Proje Yönetiminde Anlaşmalar

PMP sertifikası sınavı penceresinden baktığımızda anlaşmalar ifadesini gördüğümüzde aklımıza kontratların gelmesi gerekir. Ancak; yine de kontratların yanı sıra, diğer anlaşma çeşitlerinin, elektronik postalar, kamu kurumları arası anlaşmalar, sözlü anlaşmalar olarak aklımızın bir köşesinde bulunmasında fayda var.

Kendi kuruluşumuzun dışındaki bir müşteriye yönelik bir proje yürüttüğümüzde veya kurum dışı firmadan kendi kuruluşumuz için proje yürütmesini istediğimizde, kontratlar yasal sınırları belirlemede faydalı olurlar. Anlaşmalar genellikle içeriğinde anlaşmanın nasıl değiştirileceğine, nasıl feshedileceğine, maliyetlere ve ödemelere dair detaylar barındırırlar. Anlaşmalar, içeriğinde projenin yürütülme şartlarına, zaman aralığına ve bir iş tanımına yer verdiğinden birçok süreçte girdi olarak kullanılırlar. 

İlginizi çekebilecek diğer yazılar 








Maliyetlerin Tahmin Edilmesi

Maliyetlerin tahmin edilmesi süreci, proje aktivitelerinin tamamlanması için gerekli olan parasal kaynakların miktarı için bir tahmin oluşturulan süreçtir. Bu parasal kaynaklar hem insan kaynakları için hem de fiziksel kaynaklar için kullanılabilir. Bu süreçte yapılan tahminlerin tutarlılığı tahmini yaptığımız an elimizde olan verilere göre değişecek. Yani farklı bir deyişle projenin başında öngörebildiğimiz faktörleri kullanarak yapacağımız tahmin için "aşağı yukarı" bir tahmin yeterli olurken, proje ilerleyip önümüzü görmeye başladığımızda daha yakın sonuçlar veren tahmin tekniklerini kullanmamız beklenecek. Yani süreçleri ne kadar iyi anlar ve görürsek, o kadar iyi tahmin ediyor olacağız.

PMP sertifikası sınavında başarılı olabilmek için mutlaka hakim olmamız gereken bir süreç.

Dahil Olduğu Süreç Grubu: Planlama Süreç Grubu
Dahil Olduğu Bilgi Alanı: Maliyet Yönetimi Bilgi Alanı

Sürecin Girdileri: 
  • Proje Yönetimi Planı: Diğer süreçlerde olduğu gibi maliyet yönetim planı kullanılarak sürecin nasıl işletileceğine yönelik rehberlik sağlanır. Maliyet yönetim planından tahminlerin nasıl türetileceği, tahminlerin ne kadar gerçeğe yakın olması gerektiği gibi bilgileri alarak süreçte kullanacağız. Yine kalite yönetim planını ise beklenen kalite düzeyine ulaşmak için kullanmak gereken kaynaklara ulaşmak için kullanıyor olacağız.
  • Kapsam Temel Çizgisi: Proje maliyetlerinin tahmin edilmesi sürecindeki maliyetler aslında bir bakıma proje kapsamında yer alan aktivitelerin tamamlanması sırasındaki maliyetler olduğundan kapsam temel çizgisinin bu süreçte girdi olarak yer alması gerekir. Kapsam temel çizgisinin üç bileşeni olan iş kırılım yapısı (WBS), iş kırılım yapısı - WBS sözlüğü ve kapsam bildiriminin üçü birden süreçte önemli birer girdi olarak kullanılır. Örneğin kapsam bildirimi maliyetle ilgili kabul kriterleri, varsayım ve kısıtlar, ürün kapsamı, gibi bilgileri bize sağlarken, iş kırılım yapısı (WBS) proje teslimatları arasındaki ilişkileri, teslimatlar için belirlenen maliyetleri inceleyebilir, maliyetleri iki kez saymanın önüne geçerek toplayarak gitme yöntemiyle toplam maliyete ulaşabiliriz. İş kırılım yapısı - WBS sözlüğü ise bize işin tanımını ve açıklamasını sunacak.
  • Proje Zaman Çizelgesi: Onaylı bir proje zaman çizelgesi bize projeyi tamamlayabilmek için gerekli olan zaman sürecinde ihtiyacımız olan kaynaklarla ilgili bilgi verecektir.Bu yüzden zaman çizelgesi maliyet tahmini yapma sürecinde tip, miktar, zaman açısından kaynakların değerlendirilmesine katkı sunacaktır.
  • Kaynak Gereksinimleri: Projeyi tamamlamak için ihtiyacımız olan kaynaklarla ilgili detaylı bilgiyi bu girdi sayesinde elde edeceğiz.
  • Risk Kaydı: Riskin iki türünün de, yani hem fırsatların hem de tehditlerin maliyet tahmininde önemli bir etkisi vardır. Negatif riskler için riskten kaçınma bir maliyet doğuracakken, pozitif riskler ise kazanımlar sağlayacaktır. 
  • Alınan Dersler Dökümantasyonu
Kullanılan Araç ve Teknikler
  • Benzer Tahminleme: Kurumunuz tarafından gerçekleştirilen bir başka projeye ilişkin tahminin şimdi yürüttüğünüz projede kullanılmasıdır.
  • Parametrik Tahminleme: Özellikle geçmiş veriye kolay ulaşabilen kuruluşlarda faydalı bir tekniktir. Örneğin 1km yol yapmak için 1000 dolar gerekliyse 8 km yol için 8000 dolar gerekir.
  • Dipten Yukarı Tahmin: Her bir aktivite için farklı bir tahmin yaptıktan sonra bu tahminleri toplayarak iş kırılım yapısındaki (WBS) iş paketlerine ulaşmayı kapsayan yöntemdir. Oldukça tutarlı sonuçlar vermesine karşın zahmetli bir yöntemdir.
  • Yedek Analizi: Projenin kötüye gitme ihtimaline karşı yedek bütçe ihtiyacının analiz edilmesidir.
  • Kalitenin Maliyeti: Projenin kalite hedeflerine ulaşmak için gerçekleşen bütün maliyetlerin incelendiği tekniktir. Kalite standartlarına uymayan teslimatlardan dolayı gerçekleşen maliyetler ise kalitesizliğin maliyeti olarak nitelendirilir.
  • Üç Nokta Tahmini
  • Karar Alma
Sürecin Çıktıları:
  • Maliyet Tahminleri: Bu sürecin temel çıktısıdır. Projede yer alan bütün aktivitelerin tamamlanması için gerekl maliyet tahminini ve yedek maliyetin tahminini gösterir. Maliyet tahminlerinin içeriğinde maliyeti oluşturan dolaylı veya doğrudan her faktör gösterilmelidir. Enflasyon ve kur farkı gibi kalemleri içerebileceği gibi, işgücü, malzeme, vergi gibi kalemler de bulunabilir.
  • Tahminlerin Temeli: Maliyet tahminlerine nasıl ulaşıldığının belirtildiği dökümandır.